ورشة عمل فى تنمية مهارات السكرتارية التنفيذية وتحقيق التميز الادارى
تاريخ الدورة |10/4/2016
مدة الدورة |5 ايام
مكان الانعقاد |دبى
للتسجيل للدورة يرجى التواصل على :
منسقة التدريب : سالى الشبكى
هاتف – فايبر – واتس أب 00201007407677:
البريد الإلكترونيs.mohamed@metcegy.com :
 |
ورشة عمل فى تنمية مهارات السكرتارية التنفيذية وتحقيق التميز الادارى |
اهداف الدورة:
ü
التعرف
على مهارات السكرتاريا التنفيذية الأساسية والتطورات الحديثة في هذا المجال.
ü
تحسين
الإنتاجية من خلال زيادة المهارات التنظيمية وتطوير أساليب العمل.
ü
تكريس
نظم المعلومات والتقنيات الحديثة لخدمة العمل ورفع معدلات الأداء المكتبي والتميز
الاداري.
ü
تزويد
المشاركين بقواعد الاتيكيت والبرتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار
الشخصيات وأنماط الزائرين.
ü
مساعدة
المشاركين على الادارة الفعالة لقدراتهم الشخصية بشكل أفضل من الأخرين.
ü
توفير
فرصة للمشاركين لاستكشاف مهارات ومبادئ الابداع والتميز المؤسسي لإدارة قدرتهم
وتبادل الافكار والنصائح والتقنيات.
ü
اتاحة
الفرصة للمشاركين لتقييم ممارسات العمل الحالية وإيجاد حلول إبداعية لتحسين
إجراءات العمل.
ü
التعرف
على معايير التميز المؤسسي وكيفية تطبيقها في العمل الإداري والمكتبي.
المستهدفون:
• مدراء المكاتب والموظفين المناط لهم مساعدة
المدراء وكبار المدراء، ورؤساء مجالس الإدارة.
• جميع موظفي السكرتارية التنفيذية.
المحاور العلمية:
مفهوم السكرتارية التنفيذية ونظام العمل:
§
الفرق
بين السكرتارية وتنسيق العمل.
§
التطور
التاريخي لإدارة السكرتارية.
§
المفاهيم
العامة للعاملين في مجال السكرتارية والمحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة.
§
أهمية
الإدارة الفعالة لأعمال السكرتاريا في نجاح العمل الإداري.
§
أنواع
السكرتاريا.
§
المكتب
الحديث.
§
وظائف
المكتب الحديث.
§
أهداف
المكتب الحديث.
§
أهمية
إدارة المكاتب الحديثة.
§
تنظيم
أعمال السكرتارية والمحفوظات بالمكاتب الحديثة.
§
أركان
نظم وأساليب العمل وفقا لمفهوم الإدارة الحديثة.
§
أهداف
تطوير نظم وأساليب العمل.
§
مراحل
تطوير نظم وأساليب العمل.
§
مظاهر
الحاجة إلى تطوير نظم وأساليب العمل.
§
مؤشرات تبين
مدى الحاجة إلى تطوير نظم وأساليب العمل.
مهارات السكرتاريا التنفيذية ضمن الإدارة الحديثة:
§
السكرتارية
العالمية المعاصرة ودورها المحوري.
§
مهمات
وواجبات وظائف السكرتارية.
§
أنواع
السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة.
§
الصفات
والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
§
أهمية
مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والاجهزة
والادوات والتجهيزات المكتبية.
السكرتاريا التنفيذية ونظام المعلومات:
§
تقنيات
الحاسوب في أعمال المكاتب.
§
إدارة
الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.
§
إدارة
البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية.
§
إعداد
الرسائل والتقارير الادارية والمحاسبية.
§
إدارة
الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
§
إدارة
الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.
رفع كفاءة السكرتاريا التنفيذية الحديثة والتميز من خلال تكنولوجيا
المعلومات:
§
الإلمام بمنهجية وأركان
نظم المعلومات.
§
المتغيرات الحديثة في
الإدارة المكتبية الحديثة.
§
التوثيق والاجندة
الإلكترونية لحفظ المعلومات.
§
الإدارة الإلكترونية
للسكرتارية العالمية.
§
البريد الإلكتروني وشبكة
الإنترنت وأهميتها في الأرشفة الإلكترونية ونقل المعلومات.
§
التعرف على التنظيم
الإداري للمحفوظات الإلكترونية.
§
التعرف على طرق تصميم
سجلات الأرشيف ومستنداته إلكترونيا.
§
أنواع التصنيف والترقيم
والفهرسة.
§
التحول إلى الأرشيف
الإلكتروني.
§
القدرة على حماية
المعلومات من الفقدان والتلف.
§
الإلمام بالدورة المستندية
الإلكترونية.
§
استخدام التنظيم الداخلي
الأرشيف ووسائل وأساليب تطويره.
السكرتاريا التنفيذية وبروتوكولات العمل:
§
التعرف
على أهمية الاتصال، أنواعه، مكوناته، معوقاته.
§
فهم
وتطبيق أسلوب ” العلاقات التبادلية في الاتصال مع الآخرين ”.
§
إدراك
وتطبيق الأساليب الفعالة في الاتصال مع الآخــرين.
§
الممارسة
الفعالة لقواعد الإتيكيت عند استقبال العملاء والزائرين.
§
التعرف
على أصول وقواعد المظهر العام وأنواع الملابس التي يفضل استخدامها في المناسبات
المختلفة.
§
إتباع
قواعد وآداب التحدث.
§
تحديد
خصائص الشخصية الهاتفية الجيدة والمهارات اللازمة لها.
§
استخدام
أساليب فعالة للتعامل مع المحادثات الهاتفية الواردة والصادرة.
§
إتباع
قواعد الإتيكيت عند التعامل مع الهاتف.
§
التدوين
الصحيح لنتائج المحادثات الهاتفية، واستخدام أساليب فعالة لإنهاء المحادثة
الهاتفية.
مبادئ التميز والابداع في إدارة المكاتب وعمل السكرتاريا التنفيذية:
§
مبادئ
إدارة الوقت المتعلقة بالتخطيط.
§
مبدأ
تحليل الوقت.
§
مبدأ
التخطيط اليومي.
§
مبدأ
تخصيص الوقت حسب الأولوية.
§
مبدأ
المرونة.
§
مبادئ
إدارة الوقت المتعلقة بالتنظيم.
§
مبدأ
التفويض.
§
مبدأ
تقسيم النشاط (العمل (.
§
مبدأ
التحكم في المعوقات.
§
مبدأ
الإقلال من الأعمال الروتينية.
§
مبادئ
إدارة الوقت المتعلقة بالرقابة.
§
مبدأ
تنفيذ الخطة والمتابعة.
تنمية الإبداع/التحسين المستمر/التنمية الذاتية/ التمييز المؤسسي لدى مدراء
المكاتب والسكرتاريا التنفيذية:
§
تنمية
الإبداع في الذات والآخرين.
§
معايير
التمييز المؤسسي وتطبيقاته في العمل الإداري.
§
كيف يعمل
الدماغ وتقنيات التفكير الإبداعي.
§
تطوير
ثقافة التحسين المستمر.
§
تنفيذ
مبادرات التغيير.
§
مهارات
التأثير.
§
التطوير
المهني المستمر – نهج استباقي.
§
خطط
المراجعة وعمل البرامج.